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你的年度数据分析报告,要注意这些原则

数据化管理 2019-02-08
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这短时间相信大家都忙于年报中,除了年报外职场中,我们经常需要写各种报告,大家早已经厌烦了那种口号式的报告。最好的数据报告应该是写议论文,即要有论点、论据和论证(一般来说PPT的报告不必写论证过程,但是好的论据会让受众自然产生论据和论点的关联)。


今天给大家介绍一下,如何去写一份高质量的数据分析报告呢?


1、一定要有一个好的框架结构


报告不一定要包含很多详尽的内容,核心应该是讲好一个故事。有一个好的框架结构,对于写报告是非常有帮助的,既可以理清文章的思路,又能让受众更好地阅读。

例如一个项目即将结束了,要写个数据分析报告,就可以参考这个框架:


又例如是零售行业数据分析报告,可以用人货场理论作为报告框架;


还有更多现成的分析方法:PEST、SWOT、4P、4C等等……,这些都可以作为报告框架的一部分。 在写报告之前,建议大家可以用思维导图先把框架画出来。

还有很多人习惯用总-分-总的逻辑结构,注意这是总行文逻辑,不是业务逻辑。不管怎样,没有逻辑结构就不要去写数据报告。最好是写报告前先画思维导图。

2、不要试图面面俱到,一定要有重点

写报告不要记流水账,不要那种大而全的类型,要选择重点的内容去说。PPT是一种职场常用的报告载体,但是低质量、泛滥的PPT充斥其中。写到这儿,想起了有关老东家NOKIA的一个笑话:说华强北新手机已经出来了,而诺基亚的产品经理们还在忙着写PPT报告。

PPT报告一定要简洁,不要记流水账。我在做销售的时候,曾经有个下属交给我一份200多页的PPT月报。这不是报告,这是谋财害命的毒药啊,因为浪费我的时间了。

3、不要写成记叙文,要写成议论文,要有论点、论据、论证

很多人容易把报告写成记叙文,写成流水账,例如月度工作报告中,按事件时间发生顺序,把每个工作内容的细节都写进去,而且里面没有任何观点,这种报告就没有什么意义了。但凡是分析报告,都要写成议论文,要有论点、论据、论证。

PPT中的每一页也最好是按照标题、论点、论据来组织,除非你没有任何结论输出,例如下图

你的年度数据分析报告,要注意这些原则


4、既要关注点,还要照顾线和面。

举个例子:假设北京市场截止本月12日为止,销售目标完成了50%,时间未过半但是目标完成已经到一半了(输出结论1)。但是光看这一个数,我们不能判断它好还是不好。因为这只是1个点,很难得出结论,还应该看线和面。

线就是指趋势,最近完成的趋势是向好还是向坏,如果向坏,本月50%的完成率就是向下的趋势,即有可能本月无法完成目标(输出结论2);

面就是指其他的对象的情况,例如上海、广州、深圳截至本月12日均已完成70%,那北京就是严重落后了,说明对比其他一线城市北京完成得并不好(输出结论3)。

所以你的销售报告如果只是个干巴巴的“点”的数据,其实意义不大的。

5、数据分析报告要有很强的可读性,尽量图表化。

这两年数据可视化很火的原因,就是因为千言万语不如一张图,恰当的图表给人生动、直观地呈现数据事实,能提高受众解读数据的效率。当然做报告时,请选择正确的图表来展示,在第三期理解数据的文章中,我曾给出下图的图表类型选择指南,大家要认真消化里面的内容喔。

你的年度数据分析报告,要注意这些原则

比如这组数据,你想输出一个“销售额增加,但是利润却在降低”这样一个结论,准确的图表就非常关键了。

你的年度数据分析报告,要注意这些原则

大多数人只会做下面的图表:

你的年度数据分析报告,要注意这些原则
做成左右两张图显然不合适,受众看到的只是销售额和利润额都在增加而已。


你的年度数据分析报告,要注意这些原则

做成一张图效果就好一些,但是还是不够直观,论点还是不能呼之欲出。

把利润额换成利润率,并且做成双轴图就好很多了。

6、不要回避“不良结论”,报告要有解决方案

我常说数据分析是个良心职业,因为你总会遇到不良结论。例如以下几个网点的日销售折线图:

假如你是公司的数据分析师,发现以上几个网点,在月末的最后几天有藏销量的嫌疑 (不会藏销售的销售不是好销售~),那你要不要说?!不说觉得对不起自己的良心,说了又得罪分公司老大!

我的建议还是要说出来,但第一次刚发现时可以委婉一些,并且要有后续的解决方案!你可以说:现发现有部分城市有疑似藏销量的行为,为了避免以后出现这种现象,每月增加一个监控指标:月末最后3天销售占比。例如较规律的零售企业,3天销售额一般占整月的10%左右(每天的平均占比是3.3%),如果你发现某城市该指标为2%,那藏销售的嫌疑就非常大了。所以有了解决方案的报告才是完整的。

7、报告中务必注明数据来源,数据单位,特殊指标计算方法。

把这些信息都注明后,避免报告的受众在看的时候,还要重复地问你各种低级问题。数据来源,就是指数据源从哪来的,数据单位就是指亿、千万、百万、万、千、百等,特殊指标的计算方式也要标注清楚,方便受众理解。这一点不重要,但是确是一种职业素养。

好的,今天的内容主要跟大家分享了 如何去写数据分析报告 。可能你是个数据分析师,经常要写数据报告,若你能做到以上几点,报告会更体现出你的专业;如果你是领导,下属常会给你提交报告,那你也可以给他的工作多些指导,把以上建议给到他,让他交的报告更专业。通过学习本期的内容,希望大家结合企业实际,或者网络案例,多多练习。

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以上文章来自于我的《数说》第一季中。

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