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项目管理入门

高少星 2019-02-11


上上周,去听了张玉珏的项目管理培训,收获颇多,简记如下。


“对专业管理人士的最真实的考验不是你知道该做什么,而是在你不知道该做什么时也知道该如何行动。”这句话道出了项目管理的真谛,虽然读起来有点绕口。


什么是成功的项目管理?这个问题简单到人人皆知,那就是“多、快、好、省。”




如上图,项目管理的目标,就是让质量数量最大化的同时,所消耗的资源和时间最小化,并让老板和客户满意。


“多快好省”说起来很容易,但在现实中,项目却往往陷入“三边”、“六拍”的境况。“三边”是指“边行动、边计划、边修改。”造成“三边行动”的根本原因是在目标未清、职责未明的情况下就仓促开始往下做细节,结果常会因为在一些小事上扯皮导致项目被不断地延期。即便最后勉强完成了,也与最初的目标相去甚远。“六拍”是指“拍脑门”(草率决策)、拍肩膀(错误激励)、拍胸脯(盲目乐观)、拍桌子(发泄训斥)、拍屁股(消极回应)、拍大腿(失败放弃)。”而这些,正是没有进行正确的项目管理而导致的。


项目经理的职责包括:


  1. 明确目标
    和官僚主义的“揣摩”、“领会”相反,项目经理首先需要让项目小组成员明确目标,不至于在没有方向或目标不明确的时候,项目小组成员无所适从,忙做一团却毫无进展。

  2. 提供资源
    明确方向后,项目经理应当提供必须的资源以供项目组成员开展项目。但切记,不要事必躬亲,不要把本该项目小组成员做的事情全部揽在自己身上。

  3. 监督落实
    必须定期监督检查项目进展情况,对不合标准的地方马上纠正。


当确定了“以目标为导向”的原则后,还需要依赖“团队协作”来推行项目实施。

我们分成6组做了一个游戏,每组6个人,包括A(老板)、B(项目经理)、C(员工)、D(员工)、E(员工)和 1个裁判。这个游戏的目标是需要找出其他人试卷和A试卷上完全相同的一个图形,但ACDE只能和B传递纸条,彼此不能互相传。并且,在开始的时候,每个人并不自己角色的身份。(详细规则和过程略)


项目管理入门


最后,只有1个组成功的在限定时间内递交了正确答案(但却也违反规则了),并明白了如何在这个游戏中扮演好各自的角色。
A:明确目标
B:协调管理
C:在即定原则下做执行

在游戏外,项目经理的职责还包括了帮助老板做正确的决策,以及告之员工清晰的任务目标和结果等。


在项目管理中,经常说的一句话是“没有最好,只有最合适。”这表示,有时候为了达成目标,可能质量数量上不见得要多完美,时间和资源的投入也不见得要多少。


项目管理入门


好比,神五上天必须保证其质量数量,而时间和资源的投入则可以灵活些;在限定时间内要产量翻番,则需要增加更多人手,或降低产品质量。当然,对各项调整的前提是最终能实现即定目标。


下面这个,是项目管理前期工作的流程图,可能人们总容易注意工作排序和甘特图的绘制,但团队工作分解却才是更重要的内容。


项目管理入门


对于工作的排序,人们也总容易忽略“重要不紧急”的事项。需要强调的是,某些时候,“重要不紧急”比“重要紧急”更为重要,因为一但发现“重要不紧急”转变成“重要紧急”,那将付出比原先更多的代价才能解决。




我对此深有体会,比如需要在这个季度谈定一个合作,因为有其他事更重要而且觉得时间还多,所以一拖再拖,到后来变成需要马上开展的时候,才发现已根本不能在预定时间内完成了。再广泛如身体健康,每天都忙所以没去锻炼,到真正病倒的时候不但消耗大量资金,还会带来更多损失,这些都属于“重要不紧急”的范畴。最有感触的应该是学习,都会觉得它很重要,但却总有各种借口拖沓下去,有朝一日需要用到时,只好干瞪眼了,更严重的是,必定因此丧失本就非常少的重大机会。


所以,常言说“磨刀不误砍柴工”,正是告戒我们,对于“重要不紧急”,不能拖!


在项目开展的过程中,项目经理的另一项职责是避免或减少可能导致项目失败的各种不利因素。举几个例子:


(编号/不利因素/结果/影响/解决方法)

1/下雨/建筑工地无法开工/时间拖延/避免在多雨季节施工、转而进行室内工作
2/员工跳槽/项目无人实施/项目失败/招聘新人、增加福利挽留员工




基于“最合适”原则,项目经理需要灵活调整和运用“三重限制”,尽可能的避免项目失败。


最后,项目成功=成功的产品+成功的项目管理。


后者可控,而前者却不可控。所以,帮助老板做正确的决策,以及面对项目失败而不气馁,也是项目经理需要注意的。


Written by gaoshaoxing 

November 20, 2005


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